Важлива зміна у оформленні документів
Важлива зміна у оформленні документів: замість ініціалів — власне ім’я
Зміни в діловодстві відбуваються не часто, й кожна позначається на роботі кадровика. Саме такою знаковою подією є новий стандарт ДСТУ 4163:2020, за яким ви складатимете документи вже з 1 вересня 2021 року. ДСТУ 4163:2020 . У реквізиті «Підпис» тепер вказуйте не ініціали та прізвище (І. П. Іваненко), а власне ім’я та прізвище великими літерами (Іван ІВАНЕНКО). Таку зміну обумовила потреба наблизити правила оформлення документів до європейських стандартів. Тепер складника «по батькові» в підписі немає, натомість з’явилося «власне ім’я» — термін, регламентований Цивільним кодексом. Оформляйте за ДСТУ 4163:2020 не лише паперові, а й електронні чи бухгалтерські документи .
Стандарт поширюється на всіх юридичних осіб. ФОП, вважаємо, теж треба його застосовувати — з урахуванням принципу зі ст. 51 ЦКУ.
Як зазначено в стандарті, його вимоги стосуються:
— організаційних (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
— розпорядчих (постанови, рішення, накази, розпорядження);
— інформаційно-аналітичних (акти, довідки, службові записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документів, які створюються в результаті діяльності підприємств.
Тобто названу документацію, включаючи й усі кадрові документи, підприємства повинні вести, орієнтуючись на цей стандарт.
Новим ДСТУ визначено, що він поширюється на документи незалежно від носія інформації (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). Тобто його вимоги стосуються й електронних документів.
ДСТУ 4163:2020 установлює 32 реквізити організаційно-розпорядчих документів. Для документів, які створюють юрособи, обов’язковими є такі реквізити: найменування юридичної особи (04), назва виду документа (09) (не зазначають у листах), дата документа (10), реєстраційний індекс документа (11), заголовок до тексту документа (19), текст документа (20), підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).
